DSN et prélèvement à la source : pourquoi le contrôle mensuel doit être contractuel
25 janvier 2025
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) et le prélèvement à la source ont modifié en profondeur les responsabilités de l’entreprise. Ce qui relevait autrefois du contrôle a posteriori de l’administration est désormais placé sous le contrôle… de l’employeur lui-même. Autrement dit, l’entreprise déclare, l’administration prélève, et s’il y a une erreur, c’est vous qui êtes fautif. Il est donc indispensable de mettre en place un processus de contrôle mensuel, et de l’intégrer noir sur blanc dans vos relations avec vos prestataires.
Ne pas contrôler, c’est accepter de subir
Chaque mois, l’entreprise ou son cabinet comptable dépose la DSN. Puis la DGFiP émet ses comptes rendus métiers (CRM), nominatifs et financiers. Ces documents ne sont ni bloquants ni validants. Ils sont simplement mis à disposition, à charge pour vous de les consulter.
Si vous :
- Appliquez un mauvais taux,
- Oubliez un salarié,
- Déclarez un montant erroné,
- Renseignez un mauvais IBAN,
… personne ne vous préviendra. L’administration estimera que vous avez reçu l’information et que vous avez choisi de l’ignorer. Elle n’a aucune obligation d’alerte ou de conseil.
Le rôle flou du cabinet comptable
Dans les faits, de nombreuses entreprises délèguent la DSN à leur cabinet comptable. Ce qui est parfaitement légal… mais dangereux si les rôles ne sont pas clairement définis.
Car la lecture des CRM, la correction des erreurs, le suivi des reversements, et la gestion des cas particuliers ne sont pas systématiquement inclus dans la lettre de mission. Certains cabinets se contentent d’un dépôt technique. Et si personne n’a prévu de vérifier les retours, les erreurs s’accumulent sans qu’aucun acteur ne soit formellement responsable.
Il est donc essentiel d’établir contractuellement :
- Qui lit les CRM ?
- Qui corrige les anomalies ?
- Qui vérifie les reversements ?
- Qui gère les cas spécifiques (CDD courts, IJ subrogées, apprentis, etc.) ?
- Qui archive les justificatifs ?
Sans réponse claire à ces questions, vous êtes seul face à l’administration.
Le contrôle mensuel doit devenir une procédure formalisée
Le contrôle ne doit pas dépendre d’un salarié attentif ou d’un comptable rigoureux. Il doit être intégré dans un processus formel, avec des étapes précises, un calendrier et des preuves.
Voici ce que ce processus devrait inclure :
- Dépôt de la DSN avant le 5 ou le 15.
- Accès aux CRM entre J+3 et J+8.
- Analyse des anomalies signalées dans les CRM nominatifs et financiers.
- Décision de correction via déclaration « annule et remplace » si nécessaire.
- Vérification du reversement effectif sur le compte bancaire.
- Archivage des CRM et des corrections réalisées.
Chaque étape doit être tracée, et une personne désignée doit en avoir la responsabilité.
Le bon réflexe : contractualiser la responsabilité
Si vous déléguez votre DSN à un cabinet ou à un gestionnaire de paie externe, vous devez inclure le contrôle des retours dans la lettre de mission. Il ne suffit pas de « faire la DSN ». Il faut en faire le suivi.
Exigez que le cabinet :
- Consulte les CRM.
- Vous informe des anomalies.
- Propose ou réalise les corrections.
- Fournisse les justificatifs d’action mensuels.
Sans cette contractualisation, en cas de litige ou de redressement, l’administration se tournera vers vous. Et votre prestataire pourra invoquer un « défaut d’instruction » ou une mission « limitée au dépôt ».