DSN de rappel et DSN de substitution : Ce que vous devez savoir pour éviter les erreurs de déclaration

9 février 2025

La déclaration sociale nominative (DSN) a profondément modifié la manière dont les entreprises transmettent les informations sociales aux organismes concernés. Mais malgré son apparente simplicité, elle s’accompagne de subtilités que l’administration se garde bien de mettre en lumière. 2 notions en particulier méritent une vigilance particulière : la DSN de rappel (CRM) et la DSN de substitution. Trop souvent mal utilisées ou mal comprises, elles peuvent générer des erreurs coûteuses, tant en temps qu’en redressements potentiels.

DSN de rappel (CRM) : Un outil à manier avec précision

La DSN de rappel – ou CRM, pour Correction ou Rattrapage en Masse – est un mécanisme conçu pour corriger les anomalies ou les oublis portant sur des périodes passées. Contrairement à une simple régularisation incluse dans la DSN mensuelle courante, elle sert à réinjecter dans le circuit des informations sociales initialement absentes.

Cette DSN spécifique ne peut s’utiliser que dans des cas bien déterminés :

• Pour des régularisations de cotisations URSSAF ou MSA concernant des périodes précédentes.
• Pour transmettre des éléments absents des DSN antérieures, comme des primes, des heures supplémentaires ou des ajustements de rémunération.

Attention : elle ne doit pas être confondue avec une correction classique dans la DSN mensuelle. La CRM suppose une intention explicite de traiter des données passées qui n’avaient jamais été transmises, ou qui l’ont été de manière erronée. Elle doit être rigoureusement construite : tout décalage ou incohérence peut entraîner un rejet de la part des organismes sociaux, avec les conséquences financières que cela implique.

DSN de substitution : Corriger sans effacer, sauf si…

Autre mécanisme souvent mal maîtrisé, la DSN de substitution permet de remplacer intégralement une DSN mensuelle déjà transmise. Elle est indispensable lorsqu’une DSN validée comporte une erreur structurelle ou de contenu : par exemple, un fichier erroné intégrant une mauvaise période, un mauvais SIRET, ou des montants incohérents.

Voir aussi: Quels sont les contrôles effectués sur la DSN ?

Dans ce cas, inutile d’envoyer une nouvelle DSN mensuelle classique ou une CRM : seule une DSN de substitution permettra de supprimer l’ancienne déclaration du système et d’enregistrer la nouvelle. Cette substitution est strictement encadrée : elle doit intervenir pour le même mois principal déclaré, et elle efface entièrement la précédente DSN.

Elle n’est donc pas adaptée aux corrections partielles : si vous souhaitez modifier un seul bulletin ou une rubrique isolée, sans annuler l’ensemble de la DSN mensuelle, une régularisation classique dans la prochaine DSN suffira. La DSN de substitution doit être utilisée avec discernement, car mal employée, elle peut entraîner la disparition d’informations valides précédemment transmises.

Points d’attention pour les employeurs et tiers-déclarants

Il est courant de voir des entreprises ou leurs prestataires faire l’erreur d’utiliser une DSN de substitution pour corriger une erreur mineure, ou à l’inverse, de tenter de faire passer une régularisation complète via une simple CRM. Ces maladresses, souvent encouragées par une documentation administrative aussi peu claire qu’incomplète, peuvent déboucher sur des complications lourdes : régularisations URSSAF rejetées, droits sociaux mal calculés pour les salariés, et parfois même des pénalités.

Il est donc essentiel de se poser la bonne question avant chaque correction : s’agit-il de compléter une donnée manquante (CRM), ou de corriger un fichier intégralement erroné (substitution) ?

Les délais et les risques en cas d’erreur

Dans les deux cas, les transmissions doivent respecter les délais officiels. Une DSN de substitution envoyée hors délai peut être rejetée, ou pire, considérée comme une absence de déclaration. De même, une CRM trop tardive pourrait entraîner la non prise en compte de certains droits (indemnités journalières, retraites, chômage) pour les salariés concernés.

Les risques encourus ne sont pas anodins :

• Redressements URSSAF ou MSA.
• Demandes de régularisation par les organismes complémentaires (prévoyance, mutuelle).
• Réclamations des salariés.
• Et bien entendu, des pénalités en cas de retard ou de transmission incomplète.

Comment sécuriser vos transmissions

Pour limiter les risques :

• Conservez un historique clair de toutes les DSN transmises.
• Identifiez précisément la nature de l’erreur à corriger avant d’agir.
• En cas de doute, n’hésitez pas à demander un accusé de réception technique (ART) et un accusé de réception métier (ARM) pour chaque envoi.
• Utilisez des logiciels de paie compatibles avec les dernières normes DSN, et veillez à leur mise à jour régulière.
• Enfin, formez vos équipes à la distinction entre régularisation dans la DSN mensuelle, DSN de rappel (CRM) et DSN de substitution.

Ce que l’administration ne dit pas : Des procédures à sens unique

L’administration présente la DSN comme une révolution numérique simplificatrice. Pourtant, les subtilités entre CRM et substitution, les délais rigides, et l’absence d’un support véritablement réactif en cas de blocage font peser une pression considérable sur les entreprises. Le tout avec des sanctions automatiques en cas d’erreur, même de bonne foi.

Il serait temps que l’administration cesse de traiter les employeurs comme des suspects en puissance et investisse dans une assistance technique digne de ce nom.