Pourquoi votre salarié est prélevé au mauvais taux et comment corriger ça efficacement

25 octobre 2024

Le prélèvement à la source, censé simplifier la collecte de l’impôt sur le revenu, a transféré aux entreprises une responsabilité lourde : celle d’appliquer correctement un taux transmis par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), dans les bons délais et sur les bonnes bases. Dans les faits, les erreurs sont légion. Et comme toujours, l’administration ne vous enverra pas de rappel aimable. C’est à vous, employeur, de détecter et corriger l’anomalie. Rapidement.

Comment un salarié se retrouve-t-il avec un taux erroné ?

La majorité des erreurs proviennent de deux origines : une identification défaillante ou une mauvaise gestion des comptes rendus métiers (CRM).

Lorsqu’un salarié est mal identifié dans la DSN (numéro de sécurité sociale incorrect, nom mal orthographié, NTT utilisé trop longtemps, etc.), la DGFiP ne peut pas faire correspondre la déclaration avec un usager fiscal. Résultat : aucun taux personnalisé n’est transmis, et c’est le taux par défaut qui s’applique. Ce taux, défini par l’article 204 H du code général des impôts, est calculé comme si le salarié était célibataire sans enfant, avec un revenu imposable mensuel donné. Il est donc généralement plus élevé que le taux réel.

Dans d’autres cas, c’est l’employeur qui applique un ancien taux, ou un taux inadapté, tout simplement parce qu’il n’a pas consulté le CRM nominatif à temps, ou parce qu’il a omis de le prendre en compte dans la DSN suivante.

Enfin, certains salariés ont fait le choix de ne pas transmettre leur taux personnalisé à leur employeur. Ce droit, inscrit dans la loi, impose également l’application d’un taux par défaut. Mais encore faut-il que l’entreprise sache l’identifier correctement et ne prenne pas ce cas pour une erreur.

Quelles conséquences pour l’entreprise ?

Sur le plan social, un salarié qui constate une retenue trop élevée – ou trop faible – sur son bulletin de paie va rapidement demander des comptes. Cela génère du mécontentement, de la perte de temps et des tensions inutiles.

Sur le plan fiscal, appliquer un taux erroné peut entraîner un trop-versé ou un défaut de reversement. Dans les deux cas, l’administration fiscale n’assume pas la régularisation automatique. Elle considère que c’est à l’entreprise de s’ajuster, à ses frais.

Enfin, une répétition d’erreurs de taux peut signaler à l’administration un défaut de conformité structurel dans votre gestion de la DSN. Et dans ce cas, les pénalités deviennent très concrètes.

Comment corriger une erreur de taux de PAS ?

Le dispositif permet deux mécanismes de correction, à condition d’agir rapidement.

1. Avant l’échéance : si l’anomalie est détectée avant le 5 ou le 15 du mois suivant, vous pouvez transmettre une déclaration « annule et remplace ». Cela permet de rectifier les taux, les assiettes ou les montants de reversement.
2. Après l’échéance mais avant février N+1 : les rectifications peuvent encore être effectuées jusqu’au 5 ou 15 février de l’année suivante, dans la déclaration de janvier N+1. C’est une tolérance prévue pour corriger les erreurs de l’année civile précédente. Au-delà, les rectifications deviennent très complexes, voire impossibles.

Attention : si vous avez prélevé un montant supérieur au bon taux, vous pouvez opérer une compensation directement dans la paie du mois suivant. Mais si la régularisation ne passe pas par cette voie, vous devrez renseigner un bloc spécifique de régularisation dans la DSN, avec l’ancien taux comme référence. Une opération technique qui nécessite rigueur et précision.

Comment prévenir ces erreurs à l’avenir ?

Voici les bonnes pratiques à mettre en place immédiatement :

• Vérifier systématiquement les identités des salariés à l’embauche : orthographe, NIR, date et lieu de naissance.
• Consulter chaque mois le CRM nominatif dans le tableau de bord DSN.
• Utiliser le service TOPAze pour récupérer le taux d’un salarié dès la signature de son contrat, en particulier pour les nouvelles embauches.
• Ne jamais reconduire un taux antérieur sans vérification de sa validité.
• Archiver les CRM et tracer chaque mise à jour dans les logiciels de paie.

L’administration ne corrige pas vos erreurs : elle les constate

Le message est simple : si vous appliquez un mauvais taux, l’administration n’interviendra pas. Elle considérera que vous êtes responsable et que vous devez assumer les régularisations, voire les pénalités. Ce silence administratif ne vaut pas validation. Il vaut constat. Et dans le monde opaque de la DSN, ce que vous ignorez peut très bien vous exploser au visage… plusieurs mois plus tard donc faites vérifier votre DSN !